Virtuelle Assistenten: Der beste Freund eines kleinen Unternehmens

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In einer wettbewerbsintensiven Geschäftswelt brauchen Gründer und Eigentümer jede Hilfe, die sie bekommen können. Die Einstellung von Mitarbeitern für eine Vollzeitstelle ist nicht immer effizient, und Teilzeitkräfte bieten manchmal nicht die erforderliche Qualität oder Konsistenz.

Hier kann ein virtueller Assistent (VA) ins Spiel kommen – der beste Freund eines kleinen Unternehmens.

Hier ist, was echte Geschäftsinhaber und Experten über virtuelle Assistenten zu sagen haben und warum sie in der heutigen schnelllebigen Umgebung so entscheidend für den Erfolg sind.

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein VA ist jemand, der Verwaltungsarbeiten, wiederkehrende Aufgaben und andere alltägliche Notwendigkeiten übernimmt, die Unternehmern und hochrangigen Führungskräften helfen, organisiert, effizient und produktiv zu bleiben.

Es gibt keine Einheitslösung für die Nutzung der Dienste einer VA – es liegt ganz bei Ihnen und Ihren Bedürfnissen als Geschäftsinhaber oder -betreiber.

Denken Sie daran, dass es eine Vielzahl von Aufgaben gibt, für die Sie einen virtuellen Assistenten einsetzen können, sagt Schuyler Hoversten, Mitbegründer und Präsident vonSwoopt. Zusätzlich zu den grundlegenden Verwaltungsaufgaben können Sie virtuelle Assistenten schulen, die Ihnen beim Kundenservice, der Buchhaltung und/oder dem Social-Media-Management helfen. Erkennen und schätzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten, wie ein virtueller Assistent Ihrem Unternehmen helfen könnte, und entscheiden Sie, wie viel von jeder dieser Aufgaben der virtuelle Assistent übernehmen soll.

Die besten VAs sind auf bestimmte Arten von Aufgaben spezialisiert, während andere in ihren Fähigkeiten allgemeiner sind. Sie können diese Personen auch die ganze Woche über so lange beschäftigen, wie Sie möchten, von nur wenigen Stunden bis hin zu einem 7-Tage-Service.

Die Erschwinglichkeit eines virtuellen Assistenten ist für jeden leistungsstarken Geschäftsmann im Jahr 2021 wirklich ein Kinderspiel, sagt Brandon Amoroso, Gründer und CEO vonelectrIQ-Marketing. Die Investition ist minimal und die Rendite kann enorm sein, wenn Sie die Zeitersparnis voll ausnutzen.

5 Vorteile virtueller Assistenten für kleine Unternehmen

Sie können bereits einige der Vorteile eines virtuellen Assistenten für Ihr kleines Unternehmen erahnen, aber lassen Sie uns fünf wichtige herausgreifen, die Sie genauer betrachten sollten.

1. Konzentrieren Sie sich auf hochwertige Aufgaben

Langwierige, sich wiederholende Aufgaben können Stunden Ihres Tages in Anspruch nehmen und Sie dazu bringen, wichtige Dinge zu erledigen. Eine großartige VA erledigt die geschäftige Arbeit und gibt Ihnen die Kontrolle über Ihren Zeitplan zurück.

Um Zeit mit hochwertigen Aktivitäten zu verbringen, war es mir wichtig, weniger Zeit mit weniger wertvollen Aktivitäten zu verbringen, sagt Rob Levin, Vorsitzender vonJetzt besser arbeiten. Aus diesem Grund habe ich vor 5 Jahren nicht nur einen virtuellen Assistenten eingestellt, sondern auch ein Unternehmen mitgegründet, um anderen Geschäftsinhabern virtuelle Assistenten zur Verfügung zu stellen.

2. Entfachen Sie Kreativität und Zusammenarbeit

Nur wenige Dinge können Ihre kreativen Flammen schneller löschen als Dateneingabe, Terminverwaltung und quälende Buchhaltung.

Mit einem VA in Ihrer Ecke kann diese fehlende Kreativität endlich zurückkehren.

Wir vergessen oft, wie sehr ein Unternehmen ein kreatives Streben ist und wie gemeinsame Bemühungen die Skala in Bezug auf neue Ideen und Entwicklungen wirklich bewegen können, sagt Jason Boehle, CEO vonQuaGrowth. Indem Sie einen virtuellen Assistenten die alltäglichen Aufgaben im Hintergrund erledigen lassen, entdecken Sie die Fähigkeit zum Brainstorming wieder und erwecken Ihre kreativen Visionen zum Leben.

3. Machen Sie Fortschritte bei kritischen Projekten

Wenn Fristen drohen und die Interessengruppen Ihnen im Nacken sitzen, bedeutet dies, dass es an der Zeit ist. Hier kann ein virtueller Assistent wirklich den Tag retten und es Ihnen ermöglichen, sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren.

Virtuelle Assistenten sind der Schlüssel, um diese Zeit freizusetzen, um Fortschritte zu erzielen, sagt erTim Ferris, Unternehmer und Autor. Allzu oft verlieren sich Unternehmer in der Vielzahl von Aufgaben, die sie jeden Tag erledigen müssen. Es ist wahr, dass Unternehmer gerade in der Anfangszeit eines Unternehmens viele Hüte tragen müssen. Sie müssen aufsteigen und Aufgaben übernehmen, die niemand sonst ausführen möchte, und lange Stunden investieren. Mit einem virtuellen Assistenten hingegen können Sie bei der Bewältigung dieser Aufgaben sogar helfen.

4. Fügen Sie eine weitere Ebene der Professionalität hinzu

Jedes kleine Unternehmen weiß, dass das Auftreten von Professionalität der Schlüssel zum Start ist. Ein virtueller Assistent kann Ihrem Unternehmen helfen, sich in Bezug auf Pünktlichkeit, Organisation und andere Schlüsselfaktoren für Partnerschaften, Kunden und mehr zu verbessern.

Wenn Sie einfach einen Assistenten in der Nähe haben, fühlen Sie sich als Unternehmen leistungsfähiger und professioneller, egal in welcher Branche Sie tätig sind, sagt Jeremy Goldstein, CEO vonNavitar. Die Erfahrung wird für Kunden, Mitarbeiter und alle in Ihrem Kreis reibungsloser. Es ist wie ein 5-facher Multiplikator für Ihr Berufsleben an allen Fronten und es lohnt sich.

5. Schaffen Sie Raum, damit sich Ihre Mitarbeiter entfalten können

Mitarbeiter können auch vom Onboarding eines virtuellen Assistenten profitieren. Sie tragen dazu bei, dass Mitarbeiter nicht zu viel Verantwortung übernehmen und sich voll und ganz auf die Besonderheiten ihrer Rolle konzentrieren.

Virtuelle Assistenten sparen anderen Mitarbeitern Zeit, sagt Joaquín Roca, Mitbegründer und CEO vonMinerva. Durch die Erledigung administrativer Aufgaben können virtuelle Assistenten Kleinunternehmern dabei helfen, sich mehr auf die Geschäftsstrategie und das Kundenbeziehungsmanagement zu konzentrieren. Dies ist wichtig für kleine Unternehmen, um sich auf Wachstum zu konzentrieren und nicht zu stagnieren. Die Bemühungen des virtuellen Assistenten entlasten andere Mitarbeiter, sodass niemand ausgebrannt wird.

Finden Sie den besten virtuellen Assistenten für Ihr Unternehmen

Es gibt keinen perfekten Weg, um einen virtuellen Assistenten für Ihr Unternehmen zu finden, also nutzen Sie eine breite Palette von Netzwerken und Rekrutierungsmethoden, um das Feld zunächst einzugrenzen.

Sie können sich an eine Agentur wenden oder ins Ausland gehen, wenn Sie den Prozess der Erlangung einer VA für Ihr Unternehmen wirklich rationalisieren möchten, sagt Dylan Fox, Gründer und CEO vonAssemblyAI. Es ist definitiv eine Situation wie jede andere, bei der man bekommt, wofür man bezahlt, also recherchiert und schaut sich um, bevor man sich auf eine Verpflichtung oder einen Vertrag einlässt.

Für Unternehmer, die zum ersten Mal eine VA gründen, ist es auch von entscheidender Bedeutung, die Parameter der Rolle zu verstehen und zu verstehen, was die Person in Bezug auf Verantwortlichkeiten erwarten kann. Dies wird dazu beitragen, die Erwartungen in Einklang zu bringen und Probleme kurz- und langfristig zu vermeiden.

Legen Sie genau fest, was ein virtueller Assistent täglich für Sie tun soll, und machen Sie Ihre Standards besonders deutlich, sagt Scott Sonneborn, Mitbegründer vonTydo. Viele Leute denken, dass jede VA sofort perfekt passt. Das stimmt natürlich nicht. Denken Sie darüber nach und Sie werden viel mehr aus der Erfahrung herausholen.

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Machen Sie das Beste aus Ihrer Partnerschaft mit virtuellen Assistenten

Sobald Sie einen VA an Bord haben, wie können Sie sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Partnerschaft ziehen?

Alles beginnt damit, ihnen die Grundlagen beizubringen und sie in Ihren täglichen Betrieb zu integrieren.

Sicher gibt es bei jedem Mitarbeiter eine Stützradphase, und virtuelle Assistenten sind da nicht anders, sagt Kashish Gupta, Gründer und CEO vonHightouch. Seien Sie geduldig, während Ihr VA die Dinge herausfindet und sich wohlfühlt. Diese Geduld wird sich auszahlen, wenn sie aus allen Rohren laufen und Ihr Leben so viel einfacher machen.

Geschäftsinhaber sollten auch daran denken, dass eine großartige VA den Fokus verlagern und neue Fähigkeiten erlernen kann, wenn Sie bereit sind, mit ihnen zusammenzuarbeiten und etwas mehr Zeit zu investieren.

Die Fähigkeiten eines VA sind keineswegs statisch, sagt Jared Hines, Head of Operations beiMorgen Gold. Es liegt an Ihnen – dem Geschäftsinhaber –, Ihren Assistenten in die richtige Richtung zu weisen und ihm zu helfen, sich weiterzuentwickeln. Je mehr Mühe Sie investieren, desto besser wird die Beziehung und desto mehr ROI werden Sie langfristig sehen.

Ein virtueller Assistent kann ein kompletter Wendepunkt sein, egal ob Sie ein neuer Geschäftsinhaber oder ein langjähriger Veteran Ihrer Branche sind.

Bei so vielen verfügbaren Optionen ist es jetzt an der Zeit zu sehen, was eine VA für Sie und Ihr Unternehmen tun kann.

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